Come scegliere tra gestionale su misura e software pronto

Dipende da quanto il tuo modo di lavorare è standard e da quanto conta per distinguerti dalla concorrenza. Se lavori come quasi tutti nel tuo settore, un software pronto scelto bene di solito basta e ti fa partire subito.

Se invece il tuo processo è il motivo per cui i clienti scelgono te, un gestionale su misura comincia ad avere senso. Lo stesso vale se nessuno strumento sul mercato lo segue senza giri strani. Spesso, però, la risposta giusta sta in mezzo, perché puoi tenere ciò che funziona e costruire solo il pezzo che manca.

Il punto di partenza sono dati sparsi in troppi posti

Molte piccole e medie imprese non hanno un vero gestionale. Hanno un insieme di strumenti cresciuti nel tempo, come un’agenda, qualche foglio Excel, i gruppi WhatsApp, la fatturazione e magari un CRM in abbonamento usato a metà. Il CRM, se il termine ti è nuovo, è il software che raccoglie i contatti e la storia di ogni cliente.

Ogni strumento, da solo, fa il suo lavoro, ma insieme non si parlano. Lo stesso dato si scrive due o tre volte e qualcuno lo aggiorna in un posto e non nell’altro. Per sapere come sta andando il mese bisogna incrociare tutto a mano, e quando una persona va in ferie o cambia lavoro una parte delle informazioni se ne va con lei.

Questo costo non compare in nessuna fattura, ma è fatto di ore passate a ricopiare, cercare e correggere e di errori che arrivano fino al cliente.

Le tre strade possibili, in parole semplici

Il software pronto (SaaS)

SaaS sta per software as a service, cioè un programma che usi dal browser o da un’app con un abbonamento, quasi sempre per utente e per mese. I vantaggi sono chiari. Parti in pochi giorni, il fornitore cura aggiornamenti e sicurezza e lo strumento è già collaudato da tanti altri clienti.

Il rovescio è che sei tu ad adattarti allo strumento. Le funzioni sono quelle, le personalizzazioni hanno un limite e paghi anche ciò che non usi. In più il canone sale a ogni persona che aggiungi e i tuoi dati stanno sui server del fornitore, alle sue condizioni.

Il gestionale su misura

È un software costruito attorno al tuo modo di lavorare. Ha solo le funzioni che ti servono e schermate pensate per chi le usa ogni giorno. Se il contratto è scritto bene, inoltre, codice e dati sono tuoi.

All’inizio chiede più impegno, perché bisogna capire bene come lavorate, decidere le priorità, sviluppare e collaudare. E il lavoro non finisce con la consegna. Un software su misura ha bisogno di manutenzione, quindi di aggiornamenti di sicurezza, piccole modifiche, un server dove girare e backup.

La via di mezzo

La via di mezzo è spesso la strada più sensata quando c’è già qualcosa che funziona. Puoi tenere uno strumento pronto e solido per la parte standard, come la contabilità, e sviluppare su misura solo ciò che manca. Oppure puoi collegare tra loro gli strumenti che hai già, così i dati passano dall’uno all’altro senza che nessuno li ricopi. A volte, più che un gestionale nuovo, ti serve che i pezzi esistenti smettano di lavorare ognuno per conto suo.

Come capire quale strada fa per te

Non c’è una risposta valida per tutti, ma sette criteri aiutano a decidere in fretta.

• Se il processo è standard, un software pronto e aggiornato quasi sempre vince. Fatturazione, contabilità e buste paga funzionano più o meno allo stesso modo per tutti e seguono regole che cambiano nel tempo.
• Se il tuo modo di lavorare è ciò che ti distingue, infilarlo in uno strumento generico vuol dire appiattirlo. Vale per i preventivi, per la produzione o per il modo di seguire i clienti.
• Il numero di utenti pesa molto sul costo. Con poche persone il canone è leggero, mentre con un team che cresce la licenza sale a ogni assunzione. Un software tuo ha costi di server e manutenzione, ma non una licenza per ogni persona.
• Gli strumenti con cui deve collegarsi, per esempio sito, e-commerce, pagamenti, fatturazione e WhatsApp, vanno elencati subito. Controlla se lo strumento pronto ha già i collegamenti che ti servono o se dovresti costruirli comunque.
• Se vuoi che i dati restino davvero tuoi, chiediti se puoi esportare tutto in un formato leggibile. Chiediti anche che cosa succede se il fornitore alza i prezzi, cambia i piani o chiude il prodotto. Quando cambiare strumento costa così tanto da non essere più una vera scelta, si parla di lock-in.
• Per confrontare i costi in modo onesto devi guardare a qualche anno e non al primo mese. Da una parte ci sono licenze che salgono, strumenti aggiunti per tappare i buchi e ore perse nei giri, dall’altra l’investimento iniziale, la manutenzione e il server.
• Per sicurezza e backup, con un SaaS dipendi dalle pratiche del fornitore. Verifica dove stanno i dati, chi può accedervi e se c’è un accordo scritto sul trattamento dei dati personali. Con il su misura le stesse responsabilità vanno assegnate per iscritto fin dall’inizio, e in entrambi i casi, davanti al GDPR, i dati dei tuoi clienti restano una tua responsabilità.

I segnali che è il momento di cambiare

Di solito te ne accorgi da situazioni molto concrete.

• Inserisci gli stessi dati in più di un posto.
• Per avere il quadro del mese devi incrociare fogli a mano.
• Alcune informazioni esistono solo nella testa, o nel telefono, di una persona.
• Il team ha inventato giri per aggirare il software, come fogli paralleli, note su WhatsApp e promemoria su carta.
• Paghi abbonamenti di cui usi una piccola parte, e ti manca proprio la funzione che ti serve.
• Gli errori arrivano fino al cliente, per esempio con un appuntamento doppio, un preventivo dimenticato o un pagamento non registrato.

Se ti riconosci in due o tre di questi punti, conviene fermarsi a guardare come lavorate davvero prima di aggiungere l’ennesimo abbonamento.

Cosa chiedere prima di far sviluppare un gestionale su misura

Il su misura ti dà libertà solo se le regole sono chiare fin dall’inizio. Prima di firmare, chiedi allo sviluppatore di rispondere a queste domande.

• Di chi è il codice alla fine del progetto, e di chi sono i dati?
• Dove gira il software, chi paga il server e a nome di chi sono intestati accessi e domini?
• Che cosa comprende la manutenzione, con quali tempi di risposta, e come si gestisce una modifica nuova?
• C’è documentazione sufficiente perché un altro sviluppatore possa riprenderlo in mano?
• Come si fanno i backup, e ogni quanto si verifica che si possano davvero ripristinare?
• Se il rapporto finisce, che cosa ricevi, cioè codice, accessi e dati in un formato che puoi usare altrove?
• Si parte con tutto o con una prima versione che copre i passaggi essenziali?

Un gestionale su misura è davvero tuo solo se codice, dati e accessi sono intestati a te, per iscritto.

Sull’ultima domanda, partire da una prima versione ridotta e farla crescere è quasi sempre più sicuro che progettare tutto in una volta. È lo stesso ragionamento che porta a partire da un MVP per una nuova app.

Un esempio concreto con PlanB

PlanB nasce proprio dal problema descritto all’inizio. Prenotazioni, clienti, operatori, prestazioni, fatture e pagamenti finiscono spesso distribuiti tra agenda cartacea, fogli Excel, WhatsApp e software diversi. Così si spende più tempo a gestire e meno a far crescere l’attività.

La risposta è stata riunire tutto in un’unica piattaforma web, con agenda condivisa, anagrafiche, gestione dello staff, prenotazioni online, fatturazione, notifiche automatiche e report. Ogni operatore vede ciò che gli serve, e chi gestisce l’attività ha sempre il quadro completo. Trovi i dettagli nel caso studio di PlanB.

Come posso aiutarti

Se non sai da che parte stare, possiamo partire da come lavorate oggi, cioè da quali strumenti usate, dove si perde tempo e quali dati si ripetono. Da lì ti dico quale strada ha senso, anche quando la risposta è tenere il software che hai e collegarlo meglio. Se serve il su misura, lo progetto e lo sviluppo io, e resto il tuo unico referente anche dopo la consegna. Scrivimi e raccontami come è organizzato il tuo lavoro.